個人情報保護制度の概要

• 令和5年度以後、個人情報保護法制の全国一元化により、流山市にも個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）が適用されることとなります。
• ただし、流山市議会については、流山市議会個人情報保護条例に基づき、自律的に、個人情報保護措置を講ずることとなります。
• 流山市における個人情報保護制度の概要については、おおむね、下記のとおりとなります。このことは、議会についても基本的に同様となります。

制度概要

• 個人情報保護法は、個人情報の取扱いに伴い生ずるおそれのある個人の人格的、財産的な権利利益に対する侵害を未然に防止することを目的として、民間部門・公的部門における個人情報保護制度を定めています。
• 公的部門における個人情報保護制度は、主に、次の規律により構成されています。

1. 個人情報の適正な取扱いに関する義務等（個人情報保護法第5章第2節）
   例：個人情報の適正取得、不適正な利用の禁止等
2. 保有個人情報の開示、訂正および利用停止（個人情報保護法第5章第4節）
   上記1の義務等が適切に遵守されているか、取り扱われている個人情報の内容は正確なものか等について確認等するための開示、訂正および利用停止の請求権を本人に付与

公的部門における個人情報保護制度の適用を受ける流山市の機関

市の機関

市の機関
市長 教育委員会 選挙管理委員会 監査委員	農業委員会 固定資産評価審査委員会 上下水道事業管理者 消防長

• 議会については、流山市議会個人情報保護条例において、個人情報保護法と同等の個人情報保護措置を自律的に講ずることとしています。

個人情報の適正な取扱いに関する義務等

• 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、特定の個人が識別されるものをいいます。
• 「保有個人情報」とは、市の機関の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、市の機関が保有しているものをいいます。ただし、公文書に記録されているものに限ります。
• 市の機関における個人情報の取扱いは、おおむね、次のようなものとなります。

個人情報の保有・取得に関するルール

• 法令の定めに従い適法に行う事務を遂行するため必要な場合に限り、保有する。
• 利用目的について、具体的かつ個別的に特定する。
• 利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有できない。
• 直接書面に記録された個人情報を取得するときは、本人に利用目的をあらかじめ明示する。
  （取得状況からみて利用目的が明らかである場合等は、明示不要）
• 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
• 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用しない。

保有個人情報の保管・管理に関するルール

• 過去又は現在の事実と合致するよう努める。
• 漏えい等が生じないよう、安全に管理する。
• 従業者・委託先にも安全管理を徹底する。
• 個人情報保護委員会規則で定める漏えい等が生じたときには、個人情報保護委員会に対して報告を行うとともに、本人への通知を行う。

保有個人情報の利用・提供に関するルール

• 利用目的以外のために自ら利用又は提供してはならない。
• 外国にある第三者に提供する場合は、当該提供について、参考情報を提供した上で、あらかじめ本人から同意を得る。

保有個人情報の開示、訂正および利用停止

• 各制度の概要は、下表のとおりとなります。
• なお、訂正および利用停止については、開示請求制度において開示を受けた保有個人情報が対象となります。このため、開示請求手続を経ずに訂正請求および利用停止請求をすることはできません。

制度概要

区　分	概要
開　示	自分の個人情報がどのように記録されているのか知りたいとき、内容に誤りがないか確認したいときなどに、市の機関が保有している自己の保有個人情報について、その内容の開示（閲覧、写しの交付等）を請求することができます。 ただし、開示を求める自己の保有個人情報に、個人、法人等の権利利益、公益等を害するおそれのある情報が含まれているときは、たとえ本人の保有個人情報であっても、このような不開示情報を開示することはできません。
訂　正	開示された自分の個人情報に事実（評価は含まれません。）の誤りがあると思料するときは、その訂正（追加又は削除を含みます。以下同じ。）を請求することができます。 ただし、訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で訂正することになります。
利用停止	開示された自分の個人情報の取扱いが一定の個人情報保護法違反の状態にあると思料するときは、その取扱いについて、利用停止（利用の停止、消去又は提供の停止をいいます。以下同じ。）を請求することができます。 ただし、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で利用停止することになります。 また、利用停止をすることにより、保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、その事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、利用停止されないこととなります。

請求手続

• 自己の保有個人情報の開示、訂正および利用停止を求めることができるのは、その保有個人情報の本人となります。
• なお、本人の代わりに、次の代理人が請求することもできます。

1. 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
2. 本人の委任による代理人（任意代理人）

請求方法

• 各請求をするためには、下記1及び2の手続が必要となります。

1. 下表左欄の場合に応じた同表右欄に掲げる請求書の提出
   （提出方法：窓口、郵送、電子申請（ちば電子申請サービス）の3通り）
   （提出先：開示、訂正又は利用停止を求める保有個人情報を保有している部署（課））

   請求書の種類

   請求種別	請求書種別
   開示請求の場合	流山市保有個人情報開示請求書 流山市議会保有個人情報開示請求書（議会に請求する場合)
   訂正請求の場合	流山市保有個人情報訂正請求書 流山市議会保有個人情報訂正請求書（議会に請求する場合)
   利用停止請求の場合	流山市保有個人情報利用停止請求書 流山市議会保有個人情報利用停止請求書（議会に請求する場合)

2. 本人確認書類（代理請求の場合は代理権確認書類を含みます。）の提示又は提出
   （開示、訂正又は利用停止を請求することができる本人又は代理人であることの確認）
   （代理請求の場合、本人確認書類は代理人のものを提示又は提出することに注意）

   本人確認書類・代理権確認書類一覧表

   本人確認書類A（下記1～18） 【本人確認書類として通常有効と認められる書類】
   運転免許証 健康保険の被保険者証 個人番号カード 住民基本台帳カード （住所記載があるもの） 在留カード 特別永住者証明書又は特別永住者証明書 とみなされる外国人登録証明書 小型船舶操縦免許証 運転経歴証明書	猟銃・空気銃所持許可証 宅地建物取引主任者証 国民健康保険の被保険者証 後期高齢者医療保険の被保険者証 船員保険の被保険者証 共済組合員証 恩給証書 児童扶養手当証書 身体障害者手帳 精神障害者保健福祉手帳等
   本人確認書類B（下記1～16） 【やむを得ない理由により本人確認書類Aの提示又は提出ができない場合】
   本人確認書類Aが更新中の場合に交付される 仮証明書や引換書類 旅券 住所記載のない住民基本台帳カード 船員手帳 海技免状 無線従事者免許証 認定電気工事従事者認定証	電気工事士免状 調理師免許証 外国政府が発行する外国旅券 印鑑登録証 療育手帳（愛の手帳、愛護手帳、みどりの手帳） 敬老手帳 り災証明書 国立大学の学生証 その他市の機関が適当と認める書類
   代理権確認書類 （開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。）
   【未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合】 次の1～3に掲げる書類等を提出することにより、自らが未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを明らかにする必要があります。 戸籍謄本、戸籍抄本 成年後見登記の登記事項証明書 家庭裁判所の証明書（家事事件手続法第47条）　等   【本人の委任による代理人（任意代理人）の場合】 任意代理人の資格を証する委任状（下記1～4のうち、いずれか1つの措置を講ずる必要があります。） 委任者の印については実印とし、印鑑登録証明書（開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。）を添付する措置 委任者の運転免許証、個人番号カード等委任者に対し一に限り発行される書類（本人確認書類A）の複写物を添付する措置 委任者又は任意代理人の同意を得て、委任者を本人とする本人限定受取による郵便物として開示決定に係る保有個人情報を送付する方法により開示の実施を行う措置 請求を受けた後に、電話により請求者本人を通話口に呼び出し、口頭で委任の事実を確認する措置

窓口における請求手続の流れ

1. 開示、訂正又は利用停止を求める保有個人情報を保有している部署（課）の窓口において、請求書を提出します。
2. その際、本人確認書類A（やむを得ず提出し難いときは、本人確認書類B）のうち、顔写真付きのもの1点（顔写真なしの場合は、原則2点）を窓口の職員に提示又は提出します。
   なお、代理請求の場合、代理権確認書類の提示又は提出が別途必要となります。
3. 窓口の職員により、請求書の記載事項に形式的な不備がないこと、並びに、請求書記載の氏名および住所（居所）と、本人確認書類記載の氏名および住所（居所）の各記載内容が一致すること、の2点の確認を受けます。
4. 上記3の確認が適切に行われたときは、適法に請求できたこととなります。

郵送による請求手続の流れ

• 開示、訂正又は利用停止を求める保有個人情報を保有している部署（課）に対して、下記1～4の書類一式を郵送します。

1. 請求書
2. 本人確認書類A（やむを得ず提出し難いときは、本人確認書類B）のいずれか1点の複写物
3. 住民票の写し等（開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。）
4. 代理権確認書類（代理請求の場合に限ります。）

• 上記2・3については、代理請求の場合、代理人の実在確認を行う趣旨から、本人のものではなく、代理人の本人確認書類・住民票の写し等の提出が必要となります。
• 上記3の「等」としては、例えば、次のようなものが住民票の写しの代わりとなり得ます。
  1.在外公館の発行する在留証明
  2.請求書に記載された氏名及び住所又は居所が明示された配達済みの郵便物
  3.請求者が所在している施設の管理者が発行した居住証明書や宿泊証明書
• なお、郵送の場合、総務課（下記送付先）に上記請求書等一式を提出することもできます。
  この場合、総務課は、提出された請求書等一式を、開示、訂正又は利用停止を求める保有個人情報を保有している部署（課）に引き継ぎます。

  送付先

  送付先
  〒270－0192 千葉県流山市平和台1丁目1番地の1 流山市役所　総務課行

電子申請による請求手続の流れ

• 開示請求に限り、かつ、保有個人情報の本人の方が請求する場合に限り、電子申請によることができます。
• 電子申請は、ちば電子申請サービスにおけるオンラインフォームに必要事項を入力の上、その内容を送信することにより行います。
• ただし、署名用電子証明書の記録されたマイナンバーカードによる電子署名およびこの電子署名が行える環境が必要となります。
  詳しくは、ちば電子申請サービスのホームページに掲載のFAQを参照してください。

各請求手続に係る留意事項

• 訂正請求および利用停止請求については、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければなりません。
• 各請求に応ずることができるか否かについての決定は、開示、訂正又は利用停止を求める保有個人情報を保有する部署（課）において判断されます。
  したがって、請求するに当たっては、必要に応じて、この部署（課）に事前に相談の上、請求対象となる保有個人情報を適切に特定してください。
• また、この決定は、各請求書が市の機関に到達した日から15日以内（訂正又は利用停止の場合は、30日以内）に行われます。
  ただし、事務処理上の困難等の理由により、その決定期限を延長することがあります。
• 決定したときは、その旨を書面により、請求者の方に通知します。
  ただし、決定期限までに、各決定通知書が請求者の方に到達するものではありません。
• 開示決定、訂正決定又は利用停止決定の場合に限り、各決定内容に応じた開示、訂正又は利用停止の実施がなされます。

開示の実施について

• 開示の日時、場所等といった開示の実施の方法のほか、実費の額については、下記の事項を踏まえ、開示請求した保有個人情報を保有する部署（課）の職員から電話等により連絡がありますので、その内容に基づき実費を前納の上、開示の実施を受けることになります。

1. 開示の実施は、窓口において、又は郵送により行われます。
2. 用紙に複写した「写しの交付」を受ける場合は、片面1枚につき10円（モノクロA3判・A4判）の実費負担が生じます。
   これに加え、郵送により、その「写しの送付」を求める場合は、郵送費用についても実費負担が生じます。
3. 実費は、窓口における開示の場合は現金により、郵送による開示の場合は現金書留により、それぞれ納付することになります。
   ただし、郵送費用については、現金書留封筒に切手を同封の上、送付してください。
4. 郵送による開示の場合、釣銭の生ずることのないように実費を納付してください。
5. 郵送による開示は、個人情報保護の観点から、簡易書留により送付します。

請求書の様式（議会以外の市の機関用）

• 議会以外の市の機関に対する窓口又は郵送での請求に当たっては、下記より様式をダウンロードし、必要事項を記載の上、請求書を提出してください。

• 流山市保有個人情報開示請求書 （Word 33.2KB）
• 流山市保有個人情報訂正請求書 （Word 32.4KB）
• 流山市保有個人情報利用停止請求書 （Word 32.6KB）
• 委任状（開示請求用） （Word 27.5KB）
• 委任状（訂正請求用） （Word 27.4KB）
• 委任状（利用停止請求用） （Word 27.4KB）

記載例

• 請求書および委任状の記載に当たっては、下記記載例を参考にしてください。

• 流山市保有個人情報開示請求書（本人請求・窓口請求記載例） （Word 46.9KB）
• 流山市保有個人情報開示請求書（代理請求・郵送請求記載例） （Word 45.4KB）
• 委任状（開示請求用）（代理請求・郵送請求記載例） （Word 34.6KB）

請求書の様式（議会用）

• 議会に対する窓口又は郵送での請求に当たっては、下記より様式をダウンロードし、必要事項を記載の上、請求書を提出してください。

• 流山市議会保有個人情報開示請求書 （Word 33.0KB）
• 流山市議会保有個人情報訂正請求書 （Word 32.2KB）
• 流山市議会保有個人情報利用停止請求書 （Word 32.5KB）
• 委任状（議会開示請求用） （Word 27.6KB）
• 委任状（議会訂正請求用） （Word 27.4KB）
• 委任状（議会利用停止請求用） （Word 27.4KB）

ちば電子申請サービス

• ちば電子申請サービスで開示請求する場合は、下記リンクよりアクセスしてください。

• 本人開示請求（保有個人情報の開示請求）（外部リンク）

審査基準・標準処理期間

• 保有個人情報の開示、訂正および利用停止の可否についての審査は、下記基準に基づき、原則として標準処理期間の範囲内において行われます。
  議会保有個人情報の開示、訂正および利用停止についても、同様の取扱いとなります。

• 流山市の機関における個人情報の保護に関する法律に基づく申請に対する処分の標準処理期間 （Word 59.6KB）
• 流山市の機関における個人情報の保護に関する法律等に基づく申請に対する処分に係る審査基準 （Word 181.5KB）

個人情報保護制度に関する外部リンク集

• 個人情報保護法等（個人情報保護委員会のホームページ）（外部リンク）
• 個人情報保護法相談ダイヤル（個人情報保護委員会のホームページ）（外部リンク）
• 国民のためのサイバーセキュリティサイト（総務省のホームページ）（外部リンク）